Витребування документів – це процес отримання дублікатів втрачених або пошкоджених документів. Наприклад, якщо ви загубили свідоцтво про народження дитини чи диплом про вищу освіту, ви можете подати запит на видачу дубліката.
Після виготовлення дубліката в архіві або реєстрі закладу робиться відповідний запис. Одержаний дублікат має таку ж юридичну силу, як і оригінал, і може використовуватися в тих самих цілях.
Де можна витребувати документи?
Для витребування документів необхідно звернутися до відповідного органу, залежно від того, який саме документ потребує заміни. У таблиці нижче наведені основні органи, до яких слід звертатися для отримання дублікатів:
Документ | Орган, до якого слід звертатися |
Свідоцтво про народження/смерть, шлюб/розлучення, зміну прізвища або імені | Органи реєстрації актів цивільного стану (РАЦС) |
Виписка про стан здоров’я, довідка про щеплення, висновок медичної комісії | Медичні заклади |
Атестат про середню освіту, диплом бакалавра, магістра, спеціаліста | Заклади освіти |
Рішення суду | Органи суду |
Довідка про відсутність судимості | Органи Міністерства внутрішніх справ |
Як проходить процес витребування документів?
Спочатку необхідно зібрати всю потрібну інформацію:
Дані про втрачений або пошкоджений документ: тип документа, дата і установа, яка його видала. Якщо документ пошкоджений, підготуйте його копію.
Особисті дані власника документа.
Ймовірно, вам також знадобиться заява встановленого зразка, квитанція про оплату послуги та інші документи. Повний перелік необхідних документів та процедуру подання запиту можна знайти на сайті відповідної установи.
Витребуванням може займатися власник документа, а за потреби – довірена особа або спеціалісти (наприклад, юристи).
Як витребувати документи з іноземних установ?
Якщо ви перебуваєте в Україні і вам потрібен дублікат документа, виданого за кордоном, зверніться до Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України. Вони можуть витребувати необхідні документи через дипломатичні представництва України в іншій державі.
Як витребувати документи з України, перебуваючи за кордоном?
Якщо ви знаходитесь за кордоном і вам потрібен дублікат документа, виданого в Україні, зверніться до консульської установи або дипломатичного представництва України у країні вашого перебування. Вони допоможуть оформити запит і проінформують про статус справи.
Для витребування документів за кордоном, зазвичай потрібно:
Зареєструватися на прийом у консульстві або дипломатичному представництві через відповідну онлайн-систему.
Підготувати необхідні документи, серед яких:
копія документа, який потрібно витребувати (якщо документ не втрачено);
закордонний паспорт із копією першої сторінки;
заява на витребування;
анкети встановленого зразка (три примірники на кожен документ);
документи, що підтверджують родинні стосунки (якщо ви витребуєте документ родича);
довіреність (якщо витребуєте документ іншої особи);
квитанція про сплату комісії за послугу.
Причини відмови у витребуванні документів:
Ви не маєте права на отримання даного документа.
Неповна інформація в анкеті.
Несплата консульського збору (або відсутність підтвердження на право не платити збір).
Потреба у документах із тимчасово окупованих територій, звідки наразі документи не надаються.
Comments